O planejamento tributário é essencial para garantir economia fiscal, conformidade com a legislação e crescimento sustentável, especialmente para startups. Neste post, vamos mostrar quais documentos são utilizados para a execução de um planejamento tributário estratégico e explicar, passo a passo, como esse processo é conduzido, sem juridiquês, para que você entenda cada detalhe.
Diferente do que muitos imaginam, o planejamento tributário não deve ser entendido como uma ação pontual ou isolada, mas sim como um processo contínuo. O acompanhamento fiscal precisa ser realizado de forma próxima, com análises e estudos recorrentes para manter sempre a estratégia e as ações do dia a dia sempre alinhadas à legislação. Inclusive, já abordamos o tema Planejamento Tributário para Startups aqui no blog, destacando sua relevância tanto para assegurar a conformidade fiscal quanto para gerar economia tributária, além de possibilitar o aproveitamento de novos incentivos e benefícios fiscais.
Nesse contexto, para que o planejamento tributário seja conduzido da melhor forma possível, com técnica e estratégia, é indispensável analisar documentos societários, contábeis e fiscais. Essas informações servem de base para identificar oportunidades, avaliar riscos e estruturar soluções compatíveis com a realidade da empresa.
Documentos solicitados para um planejamento tributário e suas finalidades
A seguir listamos os documentos solicitados para que seja possível iniciar um planejamento tributário. Independentemente do regime de tributação adotado pela empresa, a apresentação dessas informações é fundamental para uma análise fiscal precisa e para a definição da estratégia adequada.
Vale ressaltar que a ausência de algum dos documentos não impede a realização do estudo. Ainda assim, quanto mais completa for a documentação apresentada, maior será a profundidade da análise, possibilitando projeções realistas e alinhadas à realidade do negócio.
- Ato Constitutivo Atualizado: permite verificar informações jurídicas, estrutura societária e eventuais alterações contratuais;
- Balanço Patrimonial: para avaliar a situação financeira da empresa com base em seus ativos, passivos e patrimônio líquido;
- Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): para avaliar a lucratividade e a eficiência operacional da empresa em um determinado período;
- Livros Diário e Razão: reúnem todos os lançamentos contábeis de maneira organizada e detalhada;
- Certidões Negativas de Débitos (CNDs): asseguram que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais e permitem identificar pendências ou débitos que possam impactar o planejamento.
Além da documentação geral, é importante considerar que, conforme o regime tributário adotado e as particularidades da empresa, outros documentos podem ser necessários:
Para o regime do Simples Nacional:
- Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS): garante a prestação anual das informações econômicas e fiscais da empresa.
- Extratos do Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (PGDAS-D): centraliza a declaração e o pagamento dos tributos, permitindo verificar se os recolhimentos foram feitos corretamente.
Para o regime do Lucro Presumido e Lucro Real:
- Escrituração Contábil Fiscal (ECF): reporta as operações contábeis e fiscais de empresa, garante a conformidade fiscal ao registrar informações econômicas, apurações de lucro e controle de tributos;
- Escrituração Contábil Digital (ECD): registra digitalmente os livros contábeis, como o Diário, Razão e Balancetes, sendo fundamental para a apuração de tributos e o controle das movimentações contábeis da empresa;
- Declaração de débitos e créditos tributários federais (DCTF): informa à Receita Federal os débitos e créditos de tributos e contribuições federais, incluindo previdenciárias e de terceiros, para fins de controle da regularidade fiscal;
- Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR): registra eletronicamente a apuração do Lucro Real;
- Livro Eletrônico de Apuração da Base de Cálculo da CSLL (LACS): registra a apuração da base de cálculo da CSLL;
- Folha de Pagamentos: Declarações como o e-Social (Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) que integra a parte trabalhista, previdenciária e fiscal sobre a folha de pagamento e a GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social) que reúne informações sobre os valores recolhidos aos FGTS e à Previdência Social.
Além das declarações e documentos fiscais, a elaboração de um planejamento tributário mais detalhado e eficiente exige também o levantamento de informações de caráter gerencial e estratégico da empresa.
- Informações de Receita:
- Projeção de Receitas;
- Relatórios de Vendas ou Serviços;
- Relatório Gerencial.
Os dados relacionados à receita são fundamentais para compreender a real dimensão do faturamento da empresa, projetar cenários de crescimento e avaliar corretamente a base de incidência dos tributos. Além disso, ao considerar relatórios gerenciais, e não apenas a contabilidade formal, é possível identificar eventuais divergências e obter uma visão mais fiel da operação, o que contribui para um planejamento tributário mais preciso.
- Informações Operacionais:
- Dados sobre benefícios fiscais usufruídos;
- Descrição das Atividades Econômicas (CNAEs).
Além de informações de receita, os dados operacionais também são importantes para verificar a correta utilização dos benefícios fiscais disponíveis e identificar oportunidades de otimização, além de avaliar se as atividades efetivamente exercidas estão compatíveis com os CNAEs registrados.
Principais etapas de um planejamento tributário
O primeiro passo é sempre uma reunião inicial, voltada ao alinhamento sobre como tudo irá acontecer, estruturando a comunicação, como ocorrerá a troca de informações e documentos e sobre cada um dos passos até a entrega final.
É recomendável que os responsáveis pela contabilidade da empresa participem dessa reunião, pois isso torna o processo mais produtivo, organizado e ágil para ambas as partes.
Após a primeira reunião, inicia-se o envio das informações e documentos mencionados neste post. Com o envio, temos o início das análises para a elaboração do planejamento tributário:
- Análise Preliminar. Revisão de toda a documentação e informações recebidas para compreender o cenário atual da empresa e levantar os principais pontos de atenção.
- Elaboração do Cronograma. Desenvolver um cronograma detalhado com todas as etapas do planejamento tributário e seus respectivos prazos, a ser compartilhado com a empresa.
- Reuniões. Além da reunião inicial, são necessárias reuniões intermediárias para complementação de informações e contexto, retirada de dúvidas, acompanhamento da execução, bem como para assegurar a efetividade de todas as medidas adotadas.
- Desenvolvimento. Esta etapa contempla uma série de análises e simulações.
- Análises de benefícios e da legislação aplicável às atividades das empresas;
- Análises e elaboração de planilhas com informações estratégicas e operacionais;
- Cálculo comparativo entre os regimes tributários;
- Simulações de cenários e impactos tributários;
- Projeção de receitas;
- Apresentação das estratégias propostas, com base nas análises e simulações realizadas;
- Discussão de possíveis ajustes finais com base em todo o trabalho.
- Relatório Final. Elaboração e apresentação de um documento que consolida todo o planejamento realizado. Nele, são reunidos os dados da empresa, informações consideradas na análise, os resultados obtidos, as projeções de receitas e despesas, além das estratégias propostas, apresentadas de forma detalhada.
O relatório também inclui planos de ação estruturados, com cronogramas e definição de responsabilidades, garantindo que a implementação seja conduzida de maneira prática e alinhada aos objetivos da empresa.
Conclusão
Estes são as principais etapas contempladas em um planejamento tributário. Recomenda-se que a documentação e suas análises sejam revisadas e atualizadas periodicamente, de modo a assegurar a conformidade com a legislação vigente, a estrutura organizacional da empresa, economia tributária e a identificação de benefícios fiscais aplicáveis.
Com um planejamento tributário bem estruturado e o acompanhamento de profissionais especializados, sua empresa pode acelerar o crescimento com segurança e previsibilidade. A adoção de estratégias fiscais adequadas reduz riscos, aproveita oportunidades legais e contribui diretamente para a sustentabilidade do negócio.
A L&O Advogados atua há mais de 10 anos com startups e empresas de tecnologia, especialmente aquelas com modelos de negócios inovadores e de crescimento acelerado, desenvolvendo soluções tributárias alinhadas às necessidades específicas desse mercado.
Conte sempre com uma assessoria jurídica de confiança desde o início. Quando o assunto é tributação, prevenir é sempre mais vantajoso do que remediar.
