BYOD: o futuro das empresas e dos funcionários conectados
Você sabe o que é BYOD? Já escutou essa sigla alguma vez na sua vida?
Mais ainda, quais são as vantagens e desvantagens dessa prática? E o que tudo isso tem a ver com Segurança de Informação, LGPD e Legislação Trabalhista? Em tempos de Home Office, em decorrência da pandemia causada pelo Covid-19, é importante estar atento ao regramento para o BYOD ser devidamente utilizado!
E é disso que vamos falar no post de hoje!
A tecnologia tem ocupado um espaço cada vez maior em nossas vidas. Hoje, estar fora da tecnologia é quase como estar fora do mundo.
Nas relações de trabalho… o contexto não é muito diferente! Igualmente, a tecnologia tem se mostrado extremamente relevante e cada vez mais presente!
E foi diante desse cenário que surgiu o conceito de BYOD: “Bring Your Own Device”, ou, em tradução livre para o português, “Traga seu próprio dispositivo”. A ideia é permitir ao colaborador que utilize seu próprio dispositivo para acessar informações corporativas e/ou executar suas funções laborais.
Os smartphones e os notebooks são exemplos clássicos de dispositivos incorporados pela prática BYOD, mas não são os únicos! Outros dispositivos também podem cumprir a função.
E quais são as vantagens e desvantagens da adoção dessa prática?
Vamos, primeiro, às principais vantagens do BYOD:
- Aumento da produtividade, tendo em vista que o funcionário ou colaborador tem em mãos um dispositivo que ele já está acostumado a utilizar, isto é, um dispositivo com o qual ele já possui certa familiaridade;
- Redução de custos, tendo em vista que se torna desnecessária a aquisição de novos equipamentos;
- Mobilidade e flexibilidade: o funcionário ou colaborador pode trabalhar em qualquer lugar e a qualquer tempo, o que possibilita a contratação de profissionais à distância (profissionais de outras cidades, inclusive).
Quanto às desvantagens, estas possuem estreita relação com os riscos afetos à segurança da informação, mas, lembre-se: riscos podem ser prevenidos.
Imagine que você permitiu a um de seus colaboradores que utilizasse seu notebook pessoal para trabalhar de casa.
Certo dia, o notebook desse colaborador é furtado, contendo vários arquivos sigilosos da empresa.
E agora? Como proceder?
A ideia é sempre tomar medidas de prevenção! Não espere o pior acontecer para agir.
É essencial que aqueles que adotam a prática do BYOD também adotem políticas de monitoramento. O monitoramento é extremamente importante para garantir o desempenho e a segurança de dados e, também, dos próprios equipamentos.
São diversos os sistemas que podem ser utilizados com o fim de monitorar. De forma geral, eles permitem a coleta de informações diversas sobre os acessos e atividades, dentre outros dados que são valiosíssimos para prevenir falhas e identificar a origem de eventuais problemas.
Nos dias atuais, existem empresas que estabelecem, em seu regramento interno, que, se o usuário quiser utilizar seus próprios dispositivos para trabalho, a empresa poderá solicitar acesso a estes e terá o poder de bloqueá-los, se sentir qualquer necessidade. Como exemplo, temos a IBM.
Percebe-se, dessa forma, que a admissão de dispositivos particulares apresenta riscos consideráveis para as empresas, mas existem formas de mitigar esses riscos.
Nesse contexto, a área de Tecnologia da Informação (TI) assume um papel essencial, devendo prestar o auxílio necessário às empresas no momento de definição dos aplicativos e recursos aos quais os funcionários e colaboradores terão acesso, dentre outras questões.
Mostra-se imprescindível, portanto, a criação de uma política de proteção de dados bem definida, que resguarde a empresa contra todo tipo de problema que possa vir a surgir. O Jurídico e o TI devem, em conjunto, alinhar medidas preventivas que podem ser tomadas para que os colaboradores possam se proteger e evitar danos, bem como orientá-los sobre os limites do que pode ser feito através do device que tem acesso a informações da empresa.
O BYOD facilita a perda e o compartilhamento de dados indevido, o que pode custar caro à empresa, principalmente se considerarmos que estamos cada vez mais próximos da entrada em vigor da LGPD! Previna-se! Não deixe para agir tarde demais.
E quais são os impactos trabalhistas que recaem sobre o BYOD?
Atualmente, não existem precedentes jurisprudenciais sólidos acerca da legalidade ou não do monitoramento de dispositivos particulares de colaboradores e funcionários pelas empresas. Por esse motivo, as empresas devem tomar um cuidado redobrado ao tratar do assunto.
A permissão ao monitoramento deve ser dada de forma expressa e esclarecida pelo funcionário ou colaborador da empresa, e deve ser formalizada por escrito. Em outras palavras, é extremamente importante que sejam demonstrados:
- a opção livre e consciente de cada um em acolher o BYOD, mesmo cientes dos riscos, e;
- o reconhecimento que possuem da necessidade de haver uma política de monitoramento.
Nesse sentido, faz-se necessário estabelecer uma espécie de código de conduta que defina, com clareza, o que pode e o que não pode ser feito pelo colaborador e pela empresa. A jornada de trabalho, por exemplo, é uma questão que deve ser abordada neste momento: fixação de horários, quando o colaborador poderá ser acionado por meio equipamento e quando não poderá etc. Outro tópico que deve ser considerado remete à responsabilidade pelos custos envolvidos (por exemplo, custos de internet, energia elétrica etc.).
Atenção com a jornada de trabalho, especialmente se estivermos falando de um empregado! A possibilidade de enviar e receber e-mails fora do expediente e nas férias fere o direito de repouso previsto na Constituição Federal e na CLT, podendo dar espaço a condenações em pagamento de horas extras e dano moral.
Voltando às práticas de prevenção, também pode ser interessante incluir no próprio regulamento interno da empresa a possibilidade de adoção do BYOD, descrevendo os benefícios da prática para a empresa e para o funcionário. Isso também contribuirá com a redução dos riscos para o seu negócio.
Ao final da leitura, a que conclusões você chega? Vale ou não vale a pena se utilizar do BYOD?
A tecnologia é uma realidade que não pode ser negada. Mais ainda, a tecnologia é um instrumento que pode ser muito bem utilizado a seu favor. Só depende de você!
Não deixe os riscos guiarem o seu negócio. Saiba mitigá-los e aproveite as ferramentas que você tem à sua disposição para alavancar a sua empresa!
