Documentos Digitalizados: saiba como dar validade jurídica a eles!

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No dia 18 de março de 2020 foi publicado o Decreto nº 10.278, que estabelece os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. 

Isso significa, então, que, desde que observados os requisitos estabelecidos pelo Decreto, os documentos digitalizados terão a mesma força, efeitos, e validade dos documentos originais

Esta medida tem como principais objetivos, para as empresas, facilitar a administração e o controle de documentos físicos, de modo que concentrem tudo o que há de mais precioso para os seus negócios nos meios digitais, evitando eventuais perdas e deteriorações. 

Estamos falando da chamada Indústria 4.0, ou, ainda, Quarta Revolução Industrial! A tecnologia tem tomado conta de nossas vidas e, com os papéis, não poderia ser diferente! É hora de simplificar, é hora de reduzir burocracias.  

E quais são os requisitos que o Decreto prevê? Como a digitalização deve ser feita, para garantir que o documento tenha o mesmo valor do correspondente em papel?

É disso que falaremos agora!

Aplicação do Decreto 10.278/20: quais são os documentos abrangidos por essa regulamentação?     

O Decreto aplica-se aos documentos físicos digitalizados produzidos:

  • Por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares; e
  • Por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas físicas para comprovação perante (i) pessoas jurídicas de direito público interno; ou (ii) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas físicas.

Por outro lado, o Decreto não se aplica a:

  • documentos produzidos originalmente em formato digital;
  • documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
  • documentos em microfilme;
  • documentos audiovisuais;
  • documentos de identificação; e
  • documentos de porte obrigatório.

Regras gerais de digitalização

Em seu art. 4º, o Decreto estabelece algumas regras gerais de digitalização, que valem tanto nos casos que envolvem entidades públicas, como nos casos que envolvem entidades particulares. 

Nos termos da norma, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização dos documentos físicos devem assegurar:

  • a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, ou seja, o conteúdo do documento deve ser mantido na íntegra, nos moldes do documento original;
  • a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados, ou seja, os procedimentos utilizados para digitalização dos documentos devem ser passíveis de sofrer rastreamentos e eventuais auditorias pelas autoridades competentes;
  • o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
  • a confidencialidade, quando aplicável; e
  • a interoperabilidade entre sistemas informatizados, de modo que, uma vez digitalizado, o documento possa ser adequadamente lido por outros sistemas de informática.

Requisitos para as digitalizações que envolvam entidades públicas

Nos casos de documentos que envolvam entidades públicas, há alguns requisitos específicos a serem seguidos, e que estão dispostos no artigo 5º do Decreto

Dentre outras questões, ficou definido que os documentos deverão seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I, além de conter, no mínimo, os dados especificados no Anexo II. Para ter acesso aos Anexos I e II, na íntegra, clique aqui. Os Anexos encontram-se ao final da página. 

Requisitos para as digitalizações que envolvam particulares

Nesta hipótese, será válido qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade, e, se necessário, da confidencialidade dos documentos digitalizados, desde que este meio seja escolhido de comum acordo pelas partes, ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.

O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico, ou por terceiros, entretanto, em qualquer dos casos, caberá ao possuidor a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização.

Após o processo de digitalização, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresentar conteúdo de valor histórico.  

Manutenção e preservação dos documentos digitalizados

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O armazenamento dos documentos digitalizados também deverá observar algumas regras. 

Neste ato, deverá ser assegurada a proteção dos documentos contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados.

Ainda, deverão ser indexados os dados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado, bem como a conferência do processo de digitalização adotado. 

Os documentos deverão ser preservados, no mínimo, até o encerramento dos prazos legais para eventuais questionamentos administrativos ou judiciais dos direitos a que tais documentos se referem.

Confuso? Fique tranquilo, é mais simples do que parece! 

A título de exemplo, considere que foi feita a digitalização de um contrato de locação. Segundo o Código Civil, o prazo para cobrança de aluguéis é de três anos, correto?

Sendo assim, nesse caso, o documento deveria ser preservado por, no mínimo, três anos. 

Agora, imagine que o documento digitalizado é um contrato de trabalho com prazo determinado e você é o empregador. 

Nesta hipótese, para descartar o documento, seria necessário aguardar o encerramento do prazo do contrato e, ainda, o prazo concedido a você e ao empregado para ajuizar eventual ação trabalhista.

Faz sentido?

Conclusão

O Decreto nº 10.278/2020 veio para simplificar, desburocratizar e reduzir custos. Como abordado no início deste post, o objetivo principal é facilitar a administração e o controle de documentos físicos, evitando eventuais perdas e deteriorações. 

A ideia de digitalizar documentos e dar a eles a mesma força que possuem os documentos originais é incrível, mas é de extrema importância observar as regras gerais e requisitos para a digitalização dispostos no Decreto! 

Portanto, esteja atento! Tenha em mente os padrões técnicos de digitalização, os dados que devem constar no documento, as regras de armazenamento e preservação, dentre outras colocadas neste artigo!

Se precisar de qualquer suporte, conte com a equipe do L&O!

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